受注ル-ルはこちら(受注側)が決める

ある運送会社の受注方法です

現在、ある企業からの受注方法は以下の通りです。

①(荷主)オ-ダ-をFAX

②(運送会社)受信確認→配車 車両手配がつかない場合は連絡

注:配車→車両手配すること

③納品

とまあ単純な仕組みですが、ある日受注担当社員から相談?いや愚痴を聞いたのです。

その内容は

荷主がFAXでオ-ダ-したにも関わらず配車になっていなくて「クレ-ム」になったというもの。

そりゃあ当然ですよね、オーダ-したのにも関わらず手配になっていないのですから。

しかし担当社員曰く、FAXは届いていないというのです。

FAXの履歴を調べても間違いなく届いていなかったという事。

それで改善策として、荷主がオ-ダ-のFAXを送信後、受信を確認したらReFAXをして欲しいと要望があったようです。良くある話しですね。

私はその話しを聞いて「ふ~ん 発注先はそれで安心したいという事なんだね~」と、ちょっと釈然としない感じでした。

数日後、受注担当者に状況を確認するとオ-ダ-漏れは無くなったという事だったので「改善されて良かったな」と思ったのです。

しかし

「FAXしたのだけどReFAXが届きませんが、どうなってますか?」

との問い合わせが多くなったとの事。

どうやら荷主担当者はFAXを入れ忘れる頻度が高いようなのです。

FAXは届いていませんので

「届いていませんが」

という回答になります。

荷主担当者は怪訝そうな声で

「おかしいな~、じゃあ今再FAXします」

しかし再FAXではないのです、「違うって!きてませんよ~!」なのです。

この確認の電話、無駄ですね。

これって「ヒューマンエラ-」なのですよね。

荷主担当者はFAXを忘れているかも知れない、もしかするとFAXをしているのかも知れない  別なところに・・・って事も考えられます

間違ってFAXすれば「間違ってFAXきてますよ」と連絡をして頂ける場合もありますが、してくれないところだってあります。

この荷主担当者はちょっと方法が違っていたのではないでしょうか。まさか、荷主担当者を教育する訳にもいきませんしね(笑)

オ-ダ-のFAXが届いていない事が多ければ、の自分の仕事手順をもう一度考えてみるべきです。

普通であれば、これだけFAXが届いていないのだから「FAXするの忘れてる?」「いやしてる、それならどこにFAXした?」等を考える筈、いや考えなくてはならないと思うんですよね。

そもそもなのですが、スポット仕事(単発の仕事)の場合いきなりFAXを送信されても車両手配ができない事もありますので、電話でオーダ-内容を説明して、対応できるかを確認の上「FAX」「メール」等のデータが残る形でオ-ダ-をするというのが通常です。

以上の手順で行えば、FAXを送信する事を忘れても「先程のFAXまだ来てませんが」と連絡が入ります。(本当は連絡がくる前にFAXをして欲しいですが)

荷主担当者は、仕事の責任を相手に任せすぎです。

この話しで感じた事は、受注する側は自分のところの受注ル-ルがあるのであれば、客側に受注ル-ルを明示して、それに沿った形でオ-ダ-をして貰えば良いんです。

受注ルールは受注側が決めて良い筈です。

「下請法」・・・下請代金支払遅延等防止法で

下請取引を行う際の、下請業者の利益保護及び下請取引の公正化などを目的として定められていますが、現実は下請け業者が弱い立場にいる事は変わっていないような気がします。

ちょっと話しが大きくなりましたかね・・・(笑)

ただ気を付けなくてはならない事が一つ。

今回は、私に愚痴?(笑)を言ってきた社員さんは違いますが、この状況の場合受注側担当者が「ミス」を隠す為に嘘をいう場合がありますから要注意ですね。

このような事が起きた時には状況を確認し精査する事が必要になりますね。

どこでもある話ですよね・・・